Laporan tahunan merupakan salah satu jenis laporan yang wajib dibuat oleh setiap perusahaan. Selain bentuk pertanggungjawaban, menyusun laporan tahunan juga memiliki sejumlah fungsi lain, di antaranya menjaga reputasi perusahaan, membantu pengambilan keputusan, dan menggaet calon investor.
Oleh sebab itu, dalam menyusun laporan tahunan perlu diperhatikan beberapa “aturan” agar memiliki tingkat keterbacaan yang tinggi, sehingga pesan-pesan yang ada di dalamnya dapat disampaikan secara efektif kepada pembaca. Namun, bagaimana caranya agar laporan tahunan tampil profesional, efektif dan mudah dipahami oleh pembaca?
Berikut merupakan hal-hal yang sebaiknya dilakukan dan dihindari pada saat menyusun laporan tahunan perusahaan:
Apa yang Harus Dilakukan saat Menyusun Laporan Tahunan
1. Rencanakan dengan Matang
Menyusun Laporan Tahunan memerlukan waktu yang tidak singkat. Ada banyak komponen data dan informasi yang perlu disusun dan diolah. Maka dari itu, alokasikan waktu khusus untuk mengumpulkan dan mengolah data, menulis laporan, mendesain, hingga mencetak Laporan Tahunan.
2. Kolaborasi dengan yang Berkepentingan
Penyusunan Laporan Tahunan membutuhkan keterlibatan dari berbagai pihak. Karenanya, diperlukan komunikasi yang terbuka dan efektif agar proses ini berjalan dengan lancar. Hindari kebiasaan menunda waktu untuk berdiskusi, sampaikan segala kesulitan yang dihadapi, dan bersikap terbuka terhadap masukan.
3. Gunakan Visual dan Infografis
Laporan Tahunan umumnya terdiri dari ratusan hingga ribuan halaman, serta memuat informasi yang tak terhitung banyaknya. Tentunya akan sangat kompleks dan membosankan apabila ia hanya terdiri dari tulisan saja.
Sebaiknya, Laporan Tahunan disusun dengan desain yang menarik, lengkap dengan visual dan infografis pendukung, seperti ilustrasi, tabel, grafik, atau bagan yang mampu menjelaskan data secara komprehensif.
4. Storytelling yang Memikat
Penyusunan Laporan Tahunan tidak luput dari storytelling yang menarik dan informatif. Menyampaikan data melalui narasi akan membuatnya lebih mudah dipahami oleh pembaca. Soroti informasi yang relevan, termasuk prestasi yang berhasil dicapai perusahaan dan prospek di masa yang akan datang.
5. Buatlah Laporan Tahunan Versi Digital
Umumnya, Laporan tahunan akan dicetak dalam bentuk buku dan diserahkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Namun, di era sekarang, perusahaan dianjurkan untuk mengunggah laporan tahunan versi digital. Selain menjangkau lebih banyak pembaca, Laporan tahunan versi digital juga dapat dijadikan sebagai backup, karena versi cetak dapat rusak atau hilang sewaktu-waktu.
Apa yang Harus Dihindari saat Menyusun Laporan Tahunan
1. Desain Asal-asalan
Desain memainkan peran yang sangat penting dalam penyusunan Laporan tahunan. Desain yang kurang menarik, tanpa visual pendukung data, dan tema yang tidak relevan dengan isi laporan akan mengurangi tingkat keterbacaan Laporan tahunan. Laporan menjadi membosankan, sulit dipahami, dan tidak informatif.
2. Terlalu Banyak Informasi
Dalam menyusun Laporan Tahunan, sebaiknya Anda menyoroti data-data yang penting dan relevan saja. Sampaikan informasi secara singkat, padat, dan jelas. Terlalu banyak informasi yang tidak relevan atau narasi yang bertele-tele akan membuat Laporan Tahunan sulit dipahami oleh pembaca. Selain itu, terlalu banyak informasi juga dapat mempengaruhi dari segi desain. Akan terlihat lebih menarik apabila proporsi tulisan yang dimuat tidak terlalu banyak, sehingga dapat dipadukan dengan elemen lain seperti fotografi, gambar ilustrasi atau elemen desain grafis lainnya yang dapat membuat tampilan laporan tahunan menjadi lebih menarik.
3. Penggunaan Istilah yang Tidak Umum
Perlu digarisbawahi bahwa demografi pembaca Laporan tahunan akan sangat beragam, sehingga memiliki tingkat pemahaman yang berbeda-beda. Maka dari itu, Anda dianjurkan untuk menghindari penggunaan istilah yang tidak umum agar laporan mudah dipahami oleh pembaca. Jika ada istilah-istilah teknis atau singkatan yang sekiranya sulit dimengerti oleh orang awam, berilah penjelasan singkat dan sederhana.
4. Tidak Ada CTA
Laporan Tahunan merupakan sebuah peluang marketing untuk mempromosikan perusahaan Anda. Jangan sampai Anda lupa mencantumkan call-to-action (CTA) alias ajakan bagi pembaca untuk mengambil tindakan tertentu untuk mencapai tujuan marketing perusahaan. Sebagai contoh, mempelajari seluk-beluk perusahaan lebih lanjut, berkonsultasi dengan perusahaan, melakukan transaksi atau pemesanan produk, dan sebagainya.
5. Hanya Fokus pada Laporan Keuangan
Masih banyak orang yang menyalahartikan Laporan Tahunan sebagai Laporan Keuangan. Padahal Laporan Keuangan hanyalah satu bagian dari sekian banyak data yang dimuat di dalam Laporan Tahunan. Setiap segmen dalam Laporan Tahunan memerlukan perhatian yang sama, dan semua informasi penting di dalamnya perlu disoroti.
Jasa Pembuatan Laporan Tahunan Profesional
Kesalahan dalam pembuatan laporan tahunan dapat berakibat fatal. Selain menurunkan tingkat keterbacaan, hal ini akan mengurangi daya tarik laporan terhadap calon konsumen atau investor. Maka dari itu, perusahaan dianjurkan menggunakan jasa pembuatan laporan tahunan profesional.
Soocadesign merupakan agensi desain yang berbasis di Jakarta, Semarang, dan Surabaya yang menawarkan jasa pembuatan laporan tahunan profesional. Tim kami terdiri dari desainer grafis dan copywriter yang telah berpengalaman, sehingga dapat menghasilkan Laporan Tahunan berkualitas dengan desain dan copy narasi yang memikat.
Hubungi tim Soocadesign dan konsultasikan kebutuhan laporan tahunan perusahaan Anda sekarang juga!
