Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) nomor 35 tahun 2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik mensyaratkan adanya Sekretaris Perusahaan. Di dalam peraturan khususnya pada pasal 5 juga dijelaskan tugas-tugasnya.
Tugas Sekretaris Perusahaan
Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan di dalam POJK pertama-tama adalah mengikuti perkembangan pasar modal khususnya di bidang perundang-undangan. Dengan demikian Sekretaris Perusahaan mampu untuk memberikan masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris agar semua tindakan sesuai dengan peraturan.
Sekretaris Perusahaan pun diberikan tugas membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan. Rincian dari tugas ini paling tidak mencakup 5 hal. Pertama melakukan keterbukaan informasi kepada masyarakat. Dua, penyampaian laporan kepada OJK secara tepat waktu. Tiga dan empat adalah penyelenggaraan serta dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris. Lima, melaksanakan program orientasi bagi Direksi dan Komisaris baru.
Terakhir Sekretaris Perusahaan pun bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dan pemegang sahamnya, OJK serta pemangku kepentingan lain.
Karena banyaknya tugas-tugas yang harus diemban Sekretaris Perusahaan, POJK yang sama mewajibkan adanya laporan. Laporan tersebut harus disampaikan secara berkala paling tidak 1 (kali) dalam 1 (satu) tahun di dalam Annual Report Perusahaan.
Laporan Sekretaris Perusahaan Dalam Annual Report
Surat Edaran OJK nomor 30 tahun 2016 tentang Bentuk dan Isi Laporan Tahunan menyatakan secara jelas hal-hal apa saja yang perlu disampaikan terkait Sekretaris Perusahaan. Laporan sekretaris perusahaan harus diletakkan di dalam kerangka Tata Kelola Perusahaan di dalam Annual Report.
Pertama-tama yang harus ada tentu profil tentang Sekretaris Perusahaan. Ini mencakup nama, domisili, riwayat jabatan, riwayat pendidikan. Sekretaris Perusahaan dilarang untuk memiliki rangkap jabatan pada emiten atau perusahaan publik lain. Biasanya di bagian ini juga dicantumkan dasar hukum pengangkatan, misalnya akta atau surat keputusan direksi.
Kedua adalah pendidikan atau pelatihan yang diikuti dalam tahun buku yang dilaporkan. Pasal 7 POJKÂ 35 tahun 2014 mewajibkan Sekretaris Perusahaan harus mengikuti pendidikan dan/atau pelatihan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan pemahaman untuk membantu pelaksanaan tugasnya. Jadi untuk memastikan kepatuhan tentang hal ini, SEOJK 30 tahun 2016 pun mensyaratkan laporan terkait pengembangan kompetensi.
Apabila Sekretaris Perusahaan dirangkap oleh Direktur perusahaan, maka sering bagian ini mengacu kepada profil Direktur. Ini tentunya akan membuat Annual Report lebih ringkas dan mudah untuk dibaca.
Terakhir adalah uraian singkat pelaksanaan tugas Sekretaris Perusahaan pada tahun buku. Bagian ini memiliki banyak variasi dari satu Annual Report ke lainnya.
Laporan Kegiatan Sekretaris Perusahaan
Walaupun sudah diwajibkan oleh SEOJK, namun masih ada beberapa perusahaan yang tidak mencantumkan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan dalam Annual Report. Ini tentu akan mendapatkan catatan evaluasi dari OJK untuk rekomendasi perbaikan di tahun kemudian.
Cukup banyak pula perusahaan yang memberikan laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan secara ringkas yaitu dengan menulis ulang tugas dan fungsinya menurut POJK.
Padahal kegiatan Sekretaris Perusahaan yang dapat disampaikan cukup banyak. Salah satunya adalah berapa RUPS yang telah dilaksanakan. Kedua adalah laporan tahunan dan laporan keuangan yang telah disampaikan secara tepat waktu. Ketiga adalah paparan publik yang dilaksanakan. Paparan publik adalah kegiatan yang wajib dilakukan oleh perusahaan setidak-tidaknya sekali dalam setahun. Kegiatan ini merupakan salah satu tugas Sekretaris Perusahaan dan karenanya dapat menjadi laporan dalam Annual Report.
Beberapa perusahaan yang memiliki kesadaran keterbukaan yang cukup tinggi mencantumkan pula jumlah dan isi korespondensi dengan OJK dan bursa, misalnya dalam hal pelaporan perubahan kepemilikan saham yang setiap bulan memang harus dilaporkan. Bahkan ada pula perusahaan yang juga mencantumkan jumlah dan judul Siaran Pers yang disampaikan pada tahun berjalan.
Laporan Kegiatan Hubungan Investor
Salah satu bagian yang berada di bawah koordinasi Sekretaris Perusahaan adalah Hubungan Investor (Investor Relations). Bagian ini berfungsi untuk membantu tugas-tugas Sekretaris Perusahaan khusus di dalam membangun relasi dengan investor dan pihak-pihak terkait termasuk OJK.
Beberapa perusahaan memandang bahwa fungsi ini sangatlah penting sehingga fungsi ini dijabat oleh direksi atau komisaris independen. Namun demikian, fungsi ini tetap berada di bawah koordinasi Sekretaris Perusahaan, dan karenanya kegiatannya pun dilaporkan sebagai bagian dari laporan kegiatan Sekretaris Perusahaan.
Apa saja yang biasanya dilaporkan pada Hubungan Investor? Kegiatan yang paling dasar tentu adalah pertemuan dengan investor, pertemuan dengan analis serta konferensi investasi yang diikuti.
Beberapa perusahaan telah membuat rilis investor (investor release) secara rutin. Rilis investor pada prinsipnya serupa dengan Siaran Pers. Namun biasanya karena rilis investor memiliki target yang lebih spesifik, informasi yang dicantumkan pun cukup spesifik untuk memenuhi kebutuhan investor. Misalnya lebih banyak mengandung informasi mengenai angka-angka. Metode distribusi-nya pun berbeda dengan Siaran Pers.
Bagi perusahaan-perusahaan yang sering di-riset oleh analis, maka biasanya mencantumkan pula informasi tentang riset analis. Ini akan memberikan gambaran bahwa perusahaan tersebut memiliki basis investor yang cukup luas dan menarik untuk investasi.
