Apa itu sekretaris perusahaan? Jika bertanya pada orang awam, tentang apa itu Corporate Secretary atau Sekretaris Perusahaan, mayoritas mungkin akan menjawab seputar wanita, duduk di depan komputer, lemari arsip, dan meja dengan tumpukan dokumen, atau menerima telepon hingga membuatkan kopi untuk para tamu penting. Namun, apa sebenarnya fungsi sekretaris perusahaan?
Ternyata bayangan ini jauh dari kenyataan. Faktanya lebih dari 50% Corporate Secretary adalah laki-laki. Dan mereka memiliki wewenang yang jauh lebih luas daripada sekedar pengarsipan dan menerima perintah. Mereka juga memiliki staf dan beberapa divisi untuk membantu pekerjaan mereka. Mari kita mengenal lebih jauh tugas dan tanggungjawab Sekretaris Perusahaan.
Mengenal Apa Itu Sekretaris Perusahaan?
Peraturan OJK (POJK) nomor 35 tahun 2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik mengatur kewajiban untuk memiliki Corporate Secretary. POJK ini mendefinisikan Sekretaris Perusahaan sebagai orang perseorangan atau penanggung jawab dari unit kerja yang menjalankan fungsi sekretaris perusahaan.
Apa saja fungsi sekretaris perusahaan dimaksud? Awalnya, menurut Badan Pengawas Pasar Modal (Bapepam) yang merupakan cikal bakal OJK, Sekretaris Perusahaan adalah perpanjangan fungsi direksi dalam menjalankan fungsi komunikasi. Fungsinya untuk memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan, serta menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses oleh stakeholders sesuai dengan kebutuhan yang wajar dari stakeholders.
Fungsi Sekretaris Perusahaan Dalam Peraturan Pasar Modal
Kini fungsi Sekretaris Perusahaan yang diwajibkan POJK mencakup mengikuti perkembangan perundang-undangan pasar modal khususnya peraturan di bidang pasar modal. Ia pun harus memberi masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan pasar modal yang berlaku.
Sekretaris Perusahaan juga membantu Direksi dan Dewan Komisaris perusahaan untuk melaksanakan tata kelola perusahaan, termasuk di dalamnya keterbukaan informasi, penyampaian laporan, penyelenggaraan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan rapat-rapat tingkat tinggi lainnya, serta pelaksanaan program orientasi bagi direksi baru.
Fungsi yang tak kalah penting adalah sebagai penghubung antara perusahaan dengan pemegang saham, Otoritas Jasa Keuangan, dan pemangku kepentingan lainnya.
Saking banyak dan luasnya tugas Sekretaris Perusahaan, maka POJK ini melarang Sekretaris Perusahaan merangkap jabatan apapun di emiten atau perusahaan publik lain. Dan apabila terjadi kekosongan posisi, maka jabatan harus diisi dalam waktu selambat-lambatnya 60 hari.
Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan diangkat dan diberhentikan oleh Direksi. Karena itu Sekretaris Perusahaan bertanggungjawab kepada Direksi Perusahaan.
Tugas-tugas Sekretaris Perusahaan adalah sebagai berikut, walaupun ada perbedaan pada beberapa perusahaan:
- Dalam lingkup mengikuti perkembangan peraturan dan memastikan kepatuhan:
- Mengikuti berbagai kegiatan diseminasi informasi, pelatihan, konferensi yang dapat meningkatkan pengetahuan tentang pasar modal khususnya terkait peraturan perundang-undangan.
- Memberikan masukan kepada direksi dan komisaris tentang hal-hal baru terkait peraturan serta rekomendasi tentang peningkatan kepatuhan perusahaan
- Mengoordinasikan sistem pengaduan (whistleblower) dengan pihak-pihak terkait khususnya direksi agar berjalan dengan baik.
- Dalam lingkup melaksanakan tata kelola perusahaan
- Memastikan kelengkapan lembaga tata kelola perusahaan yang berjalan baik
- Memastikan adanya standar tertulis untuk setiap posisi yang dapat menjadi acuan akuntabilitas dan pertanggungjawaban
- Menyelenggarakan rapat-rapat termasuk RUPS.
- Melakukan dokumentasi atas semua proses pengambilan keputusan, informasi penting, aktivitas strategis dan hal-hal lain yang ditentukan oleh peraturan.
- Menyampaikan laporan secara akurat, tepat waktu dan tepat sasaran.
- Dalam lingkup menjadi penghubung perusahaan dengan para pemangku kepentingan
- Mengidentifikasi para pemangku kepentingan yang strategis bagi perusahaan.
- Menentukan informasi dan bentuk komunikasi yang cocok untuk masing-masing kelompok pemangku kepentingan.
- Melakukan penyampaian informasi secara akurat, tepat waktu dan tepat sasaran. Beberapa aktivitas terkait adalah penyusunan dan distribusi siaran pers, rilis investor, laporan keuangan dan laporan tahunan, kini juga laporan keberlanjutan.
Persyaratan dan Kompetensi yang Harus Dimiliki Sekretaris Perusahaan
Karena banyaknya tugas dan tanggungjawab Sekretaris Perusahaan maka ia harus memenuhi banyak persyaratan. Pertama ia harus cakap dalam aspek hukum. Ini dibutuhkan dalam fungsinya sebagai penjaga kepatuhan (compliance). Dua, ia memiliki pengetahuan dan pemahaman dalam beberapa bidang sekaligus yaitu hukum, keuangan dan tata kelola perusahaan. Tiga, ia memahami kegiatan usaha perusahaan. Keempat, ia harus mampu berkomunikasi dengan baik, karena ialah yang akan menjadi penghubung antara perusahaan dan para pemangku kepentingannya.
Khusus untuk perusahaan-perusahaan yang masuk di dalam cakupan POJK 35/2014, Sekretaris Perusahaan juga harus seorang warganegara Indonesia. Ini untuk memastikan bahwa tidak terjadi benturan kepentingan ketika Sekretaris Perusahaan harus membangun relasi dengan pihak-pihak di luar Indonesia.
Perkembangan fungsi Sekretaris Perusahaan yang makin lama makin luas dan meningkat kompleksitasnya, maka ia perlu mendapatkan pelatihan yang cukup dan berkesinambungan. OJK dan Bursa Efek Indonesia secara berkala melakukan pelatihan, seminar dan konferensi yang wajib dihadiri oleh Sekretaris Perusahaan. Harapannya adalah mereka terus membina kemampuannya dan meningkatkan kualitas kinerjanya. Program pengembangan kompetensi pun harus dilaporkan Sekretaris Perusahaan di dalam Laporan Tahunan Perusahaan, untuk emiten dan perusahaan publik.
Masa pandemi ini pun telah memberikan tantangan tersendiri bagi para Sekretaris Perusahaan. Mereka dituntut untuk tetap mengadakan berbagai keterbukaan informasi dengan tetap menaati protokol kesehatan. RUPS dan rapat-rapat dilakukan secara terbatas dan sebagian online. Pengawasan terhadap tata kelola harus dilakukan walaupun working from home (WFH). Tentu hal-hal ini tak mudah untuk dilakukan.
