Peran Corporate Secretary sudah berubah jauh dari fungsi tradisionalnya. Kini Corporate Secretary strategis dan sentral dalam mengembangkan dan melaksanakan Good Corporate Governance (GCG) di Indonesia. Bahkan Corporate Secretary juga diharapkan menjadi penjaga citra (image) dan reputasi perusahaan. Karena itu perlu dipertimbangkan skill yang harus dimiliki Corporate Secretary dan bagaimana mengembangkannya.
Sebelum mengidentifikasi skill yang harus dimiliki Corporate Secretary dalam menjalankan fungsinya.
Skill yang Harus Dimiliki Corporate Secretary
Skill Corporate Secretary dalam Fungsi Kepatuhan
Otoritas Jasa Keuangan (OJK) mewajibkan Corporate Secretary untuk mengikuti perkembangan perundang-undangan pasar modal khususnya peraturan di bidang pasar modal. Perkembangan peraturan tersebut harus mampu dikomunikasikan kepada jajaran manajemen perusahaan, terutama direksi dan dewan komisaris, untuk dilaksanakan.
Terkait kepatuhan, skill Corporate Secretary harus mencakup kemampuan memahami aspek-aspek legal. Ini tidak berarti seorang Corporate Secretary harus memiliki pendidikan hukum. Kalau memang latar belakangnya bukan hukum maka Corporate Secretary perlu mendapat pelatihan membaca peraturan, membiasakan diri dengan istilah-istilah hukum yang awam.
Sedangkan terkait pasar modal, skill Corporate Secretary perlu selalu diasah melalui pelatihan awal mengenai dasar pasar modal. Seiring perjalanan karirnya, ia pun wajib terus menerus mengikuti berbagai program pengembangan kompetensi pasar modal. OJK menekankan pentingnya pengembangan kompetensi ini sehingga laporan pengembangan kompetensi Corporate Secretary harus disampaikan pada Laporan Tahunan perusahaan.
Skill Corporate Secretary dalam Fungsi Penyelenggaraan Rapat
Corporate Secretary membantu Direksi dan Dewan Komisaris perusahaan untuk penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan rapat-rapat tingkat tinggi lainnya. Menyelenggarakan rapat termasuk membuat agenda, menentukan jadwal, melakukan dokumentasi absensi dan catatan rapat.
Menurut Society of Corporate Secretaries and Governance Professionals, tugas Corporate Secretary memastikan direksi dan dewan komisaris memiliki seluruh sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas fidusia mereka kepada para pemegang saham. Artinya keputusan-keputusan yang diambil oleh mereka memiliki kekuatan hukum dan searah dengan harapan pemegang saham yang memberikan kepercayaannya kepada mereka. Secara praktis hal ini termasuk memastikan bahwa rapat-rapat mencapai kuorum yang cukup sehingga keputusan dapat dituangkan dalam akta atau surat keputusan perusahaan.
Ini bukan tugas mudah. Sehingga skill yang diharapkan dari seorang Corporate Secretary bukan sekedar menjadi ‘tukang ketik’. Diperlukan diskresi untuk menentukan kesimpulan dari rapat serta bagaimana rapat itu dapat dituangkan dalam sebuah keputusan yang mengikat. Di samping itu skill untuk mendokumentasikan setiap tahap dari keputusan serta informasi penting pun vital bagi kinerja Corporate Secretary yang baik.
Skill Corporate Secretary untuk menyimpan informasi dan diskresi untuk menyampaikannya secara tepat waktu dan tepat sasaran adalah krusial bagi pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik (GCG). Karena itu Corporate Secretary merupakan peran sentral dalam GCG, walau tanggungjawab tetap di tangan direksi dan dewan komisaris.
Skill Corporate Secretary dalam Fungsi sebagai Penghubung
Salah satu tugas Corporate Secretary yang sudah ada sejak awal adalah sebagai penghubung antara perusahaan dengan para pemangku kepentingannya. Para pemangku kepentingan di sini termasuk karyawan perusahaan, media massa, aparatur negara, regulator pasar modal dan bursa efek, serta investor.
Seiring perkembangan di mana keberlanjutan menjadi hal yang makin disorot dalam perusahaan, Corporate Secretary pun harus membangun relasi dengan para pemangku kepentingan dari aspek keberlanjutan. Termasuk di dalamnya adalah Lembaga Swadaya Masyarakat, masyarakat adat, komunitas penjaga lingkungan hidup dan masyarakat lokal.
Membangun relasi yang baik adalah skill yang tak mudah dicari namun krusial bagi Corporate Secretary. Bukan hanya komunikasi, tapi juga mencari informasi secara terstruktur, diplomasi, serta sering kali negosiasi.
Skill Corporate Secretary dalam Fungsi Menjaga Citra Perusahaan
Citra dan reputasi perusahaan adalah aset berharga perusahaan. Bila telah hilang, maka mengembalikannya membutuhkan waktu, energi dan biaya yang sangat tinggi. Ingat saja beberapa merek produk yang telah tercemar karena kerusakan atau kualitas substandar. Kegagalan perusahaan untuk melakukan respon cepat banyak berdampak kepada pailitnya perusahaan.
Karena itu setiap krisis yang sedang dihadapi perusahaan, baik kecelakaan kerja, kerusakan produk, membutuhkan respon tepat dan cepat. Tujuannya adalah agar citra dan reputasi perusahaan terjaga. Ini adalah salah satu tugas Corporate Secretary, yaitu untuk menentukan respon yang tepat misalnya dengan menyusun standar komunikasi dalam krisis.
Tanpa krisis pun, citra dan reputasi perlu dijaga. Salah satunya adalah membangun relasi dengan media. Media mampu memperkuat maupun merusak citra perusahaan baik disengaja maupun tidak sengaja. Selain itu bila perusahaan adalah perusahaan publik, citra perusahaan di mata investor pun perlu dijaga. Ini adalah tugas salah satu divisi di bawah Corporate Secretary, yaitu Investor Relations.
Baca juga: Contoh Kerangka Kerja GCG (Good Corporate Governance)
Memilih Corporate Secretary yang Baik
OJK telah membantu menentukan persyaratan dasar Corporate Secretary dalam Peraturan OJK nomor 35 tahun 2014. Pertama cakap dalam aspek hukum. Dua, memiliki pengetahuan dan pemahaman dalam beberapa bidang sekaligus yaitu hukum, keuangan dan tata kelola perusahaan. Tiga, ia memahami kegiatan usaha perusahaan. Keempat, mampu berkomunikasi dengan baik. Terakhir ia berdomisili di Indonesia.
Setelah membahas skill yang harus dimiliki corporate secretary di atas, tentunya juga perlu memiliki sikap empati untuk membangun relasi, skill komunikasi, kompetensi melakukan dokumentasi, serta diskresi untuk menentukan informasi yang harus disampaikan kepada kelompok pemangku kepentingan tertentu.
