Seorang Corporate Secretary adalah posisi yang krusial dalam perusahaan sekaligus kompleks. Kompleksitas ini tampak pada definisi deskripsi tanggung jawab Corporate Secretary di berbagai negara yang berbeda-beda.
Di Amerika Serikat, Corporate Secretary bertanggung jawab atas fungsi-fungsi kesekretariatan seperti menyimpan catatan rapat direksi dan pemegang saham, menyimpan dan mengautentikasi arsip korporat. Di Pakistan, Corporate Secretary wajib ada untuk memastikan kepatuhan pada undang-undang Perseroan. Di Nepal, Corporate Secretary berfungsi sebagai konsultan hukum in-house perusahaan yang juga memastikan pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik (GCG).
Tanggung Jawab Corporate Secretary di Indonesia
Di Indonesia tanggung jawab utama Corporate Secretary mengacu pada Peraturan OJK (POJK) nomor 35 tahun 2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik. Memang yang diwajibkan untuk memiliki Corporate Secretary baru emiten dan perusahaan publik. Kini sudah ada dorongan dari asosiasi agar kewajiban ini diperluas sehingga diatur dalam UU Perseroan Terbatas.
Mari kita lihat tanggung jawab utama seorang Corporate Secretary dengan mengacu pada POJK nomor 35/2014 serta praktek-praktek terbaik di Indonesia.
Tanggung Jawab Corporate Secretary dalam Kepatuhan
Pasal 5 huruf a dan b menyatakan tanggung jawab Corporate Secretary untuk mengikuti perkembangan pasar modal. Pengetahuan tersebut harus digunakan untuk memberi masukan pada Direksi dan Dewan Komisaris untuk mematuhi ketentuan pasar modal.
Dari deskripsi ini, salah satu perusahaan terbaik di Indonesia telah menterjemahkannya secara lebih detail. PT Unilever Indonesia Tbk di dalam situs web-nya merinci tanggung jawab Corporate Secretary yang paling pertama sebagai: “Memantau kepatuhan Perseroan terhadap Undang-Undang Perseroan dan ketentuan perundang-undangan lainnya, Anggaran Dasar Perseroan, Otoritas Jasa Keuangan dan ketentuan persyaratan modal serta ketentuan regulasi lainnya, melalui kerjasama erat dengan Departemen Legal.”
Tanggung Jawab Corporate Secretary dalam Penyelenggaraan Rapat
Selain isu tentang kepatuhan, tanggung jawab Corporate Secretary yang dinyatakan dalam POJK adalah (1) penyelenggaraan dan dokumentasi Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan (2) penyelenggaraan dan dokumentasi rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris. Ini dapat ditemukan pada pasarl 5 huruf c angka 4 dan 5.
Tanggung jawab Corporate Secretary dalam rapat-rapat ini bukan sekedar kesekretariatan pada tingkat dasar. Lebih jauh tanggung jawabnya adalah untuk memastikan rapat-rapat ini memiliki kekuatan hukum yang sah serta sesuai dengan prinsip-prinsip GCG.
Tanggung Jawab Corporate Secretary Sebagai Jembatan Informasi
Salah satu prinsip GCG adalah transparansi. Maka dalam membantu direksi dan dewan komisaris perusahaan melaksanakan GCG, tanggung jawab utama Corporate Secretary adalah menjadi penyampai informasi. Ini jelas dalam pasal 5 huruf c angka 1. Corporate Secretary bertugas untuk membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan yang meliputi: keterbukaan informasi kepada masyarakat, termasuk ketersediaan informasi pada Situs Web Emiten atau Perusahaan Publik.
Lebih jauh terkait aspek informasi perusahaan, POJK pasal 6 juga memberikan tanggung jawab menjaga kerahasiaan informasi kepada Corporate Secretary.
Tanggung Jawab Corporate Secretary dalam Membangun Relasi
Karena tanggung jawabnya sebagai jembatan informasi, Corporate Secretary juga dipandang sebagai posisi yang paling strategis untuk membangun relasi dengan para pemangku kepentingan.
Tanggung jawab ini dinyatakan secara lebih sempit dalam POJK. POJK menyebutkan Corporate Secretary harus sebagai penghubung antara perusahaan dengan pemegang saham dan OJK dan pemangku kepentingan lain. Definisi penghubung kurang menjelaskan kompleksitas tanggung jawab ini. Tapi hal tersebut lebih dijelaskan oleh praktek-praktek pada sejumlah perusahaan terbaik Indonesia.
Ini adalah Tanggung Jawab utama Corporate Secretary menurut PT Indocement Tunggal Perkasa Tbk yang tercantum dalam situs web-nya: “Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab dalam penyusunan kebijakan, perencanaan serta memastikan efektivitas dan transparansi komunikasi perusahaan, hubungan kelembagaan, hubungan investor dan pelaku pasar modal lainnya dengan tetap memperhatikan prinsip standar etika perusahaan, prinsip tata kelola perusahaan, dan nilai-nilai perusahaan.” Di sini pembangunan relasi dimasukkan di dalam kerangka GCG dan nilai perusahaan.
Lebih jauh PT Bank Central Asia Tbk bahkan membebankan tanggungjawab melindungi citra perusahaan di bahu Corporate Secretary: “Tanggung jawab utama Sekretaris Perusahaan adalah untuk memelihara citra dan melindungi kepentingan BCA dengan membangun komunikasi dan hubungan yang baik dengan para pemangku kepentingan serta mendukung penyelenggaraan perusahaan oleh Direksi dan Dewan Komisaris.”
Memang membangun relasi adalah vital untuk membangun serta mempertahankan citra dan reputasi perusahaan yang positif. Karena itu tepatlah tanggung jawab ini diemban oleh Corporate Secretary.
Tanggung Jawab Corporate Secretary dalam Pembuatan Laporan Tahunan
Keterbukaan informasi minimal dan periodikal yang ditetapkan oleh POJK adalah laporan keuangan triwulanan, laporan keuangan tahunan, Laporan Tahunan, dan kini Laporan Keberlanjutan. Tentu di samping itu ada pula keterbukaan informasi apabila ada aksi korporasi yang hendak dilakukan Perusahaan serta apabila ada isu-isu yang meresahkan pasar.
Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan merupakan salah satu informasi yang penting dan merupakan acuan bagi banyak pemangku kepentingan perusahaan. Sebagai sumber informasi yang penting, maka tanggung jawab Corporate Secretary adalah untuk memastikan laporan tersebut disusun dengan cara yang mencerminkan nilai-nilai perusahaan, mengandung informasi yang akurat dan tepat waktu, sesuai dengan peraturan, serta mampu membangun citra perusahaan yang positif.
Karena pentingnya penyusunan Laporan Tahunan dan Laporan Keberlanjutan ini, Corporate Secretary hendaknya menyisihkan waktu dan sumber daya yang cukup. Cukup banyak perusahaan-perusahaan terbaik Indonesia telah memulai proses sejak awal semester kedua setiap tahun untuk memastikan kualitas penyusunan yang tinggi.
