Tugas sekretaris sesuai kriterianya – Sekretaris dari asal katanya di bahasa latin, secretarius. Perhatikan ada kata benda ‘secret’ atau rahasia di sana. Jadi awalnya sekretaris adalah penjaga rahasia, atau orang yang dipercaya untuk menjaga rahasia. Siapa yang pada awalnya memiliki sekretaris? Para raja.
Sebelumnya, sekretaris adalah satu-satunya orang yang memiliki akses terhadap keputusan-keputusan rahasia atau komunikasi rahasia para raja. Kenapa? Karena merekalah yang menuliskannya. Mereka pulalah yang memastikan bahwa surat-surat sampai kepada para penerima yang tepat. Bahkan di dalam sejarah, banyak sekretaris yang ditangkap untuk mencari tahu rahasia sang raja.
Karena kedekatannya dengan para raja, maka sekretaris sering pula menjadi penasihat raja. Kapasitas para sekretaris membuat mereka memiliki akses terhadap berbagai informasi. Salah satunya adalah arsip sejarah kerajaan yang sering kali dapat berguna dalam mengambil keputusan strategis.
Sekretaris juga sejak dahulu berfungsi sebagai penghubung raja dan banyak orang. Biasanya orang-orang yang tidak bisa langsung berkomunikasi dengan raja akan mendekati para sekretaris dan menyampaikan maksud tujuannya. Sekretaris-lah yang kemudian mencari waktu dan cara yang tepat untuk menyampaikan hal-hal tersebut kepada raja. Sering kali karena ketepatan strategi berkomunikasi serta kepercayaan raja, maksud dan tujuan yang disampaikan kepada sekretaris lebih efisien untuk dapat diterima raja daripada bila disampaikan secara langsung.
Tugas-Tugas Sekretaris Sesuai Kriterianya
Sejarah profesi sekretaris ini menjadi sedikit terpinggirkan kini. Banyak orang masih membayangkan dan menggambarkan sekretaris sebagai seorang wanita seksi, duduk di depan keyboard dan menulisapa yang didiktekan padanya. Gambaran ini tidak sepenuhnya salah, namun jauh dari peran sekretaris yang sebenarnya lebih luas. Mari kita lihat apa saja tugas sekretaris sesuai kriterianya, dan lebih khususnya sekretaris perusahaan.
Tugas 1: Korespondensi
Tugas-tugas sekretaris di dalam korespondensi sangat banyak. Pertama adalah menerima surat masuk dan mendokumentasikannya secara teliti. Ia akan menentukan prioritas surat dan penerima surat yang tepat. Sebuah surat mungkin dialamatkan kepada direksi perusahaan. Namun direksi perusahaan mungkin terdiri lebih dari 1 anggota. Dalam kondisi tersebut, sekretaris dapat memberikannya kepada anggota direksi yang tepat.
Sekretaris juga berfungsi sebagai penulis surat dengan baik dan benar. Manajemen mungkin hanya akan memberikan paragraf terpenting di dalam sebuah surat, yang berisi inti surat itu. Akan tetapi kata-kata pengantar dan penutup dapat berasal dari sang sekretaris. Bisa juga isi surat diperbaiki agar tata bahasa menjadi lebih baik dan mudah diterima dan dipahami.
Sekretaris juga biasanya memegang penomoran surat. Fungsinya adalah untuk dokumentasi yang baik dari korespondensi perusahaan.
Tugas 2: Keuangan
Sekretaris memiliki tugas-tugas keuangan. Tugas keuangan Sekretaris tentu tidak serumit bagian keuangan dan sering terbatas kepada keuangan pribadi manajemen. Beberapa di antaranya adalah penarikan dan penyimpanan uang, penulisan cek, pemeriksaan buku atau laporan keuangan pribadi.
Sering kali sekretaris juga dipercaya untuk melakukan pencatatan sederhana atas keuangan. Beberapa sekretaris diminta untuk mengurus laporan perpajakan atau membayar pajak pribadi direktur atau manajemen.
Tugas 3: Resepsionis
Sekretaris sering pula berfungsi sebagai resepsionis. Artinya ia menerima panggilan masuk serta menghubungkan sang direktur kepada orang luar. Ia juga menerima pesan-pesan apabila direktur sedang tidak di tempat.
Sekretaris juga dipercaya untuk menerima para tamu. Karena itu sekretaris juga harus menunjukkan sikap yang pantas.
Tugas 4: Scheduling
Di tengah-tengah banyaknya kegiatan yang harus dilakukan seorang direktur, peran sekretaris menjadi strategis. Ia membuat agenda sehingga kegiatan tidak saling tumpang tindih. Ia mengingatkan direktur akan kegiatan yang harus dihadirinya. Bahkan terkadang ia dipercaya untuk menyusun prioritas agenda, sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.
Tugas sekretaris termasuk juga mencatat janji-janji kegiatan yang dibuat oleh direktur, dan menyusun rencana harian kerja direktur.
Tugas 5: Notulensi dan Dokumentasi Rapat
Notulensi tidak sekedar mencatat setiap kata-kata yang keluar dari direktur. Notulensi membutuhkan sebuah diskresi, pemahaman tentang pandangan orang yang berkata-kata. Karena itu tugas sekretaris sebagai notulen, terutama pada rapat-rapat yang dihadiri direktur sangat strategis.
Dokumentasi rapat juga penting untuk menciptakan suatu akuntabilitas dan pertanggungjawaban. Keduanya adalah prinsip-prinsip tata kelola yang baik.
Tugas 6: Penulisan Laporan
Salah satu tugas sekretaris juga adalah penulisan laporan. Laporan dapat berkisar dari laporan ringkas hingga laporan tahunan dan laporan keberlanjutan perusahaan. Tentu ini disesuaikan dengan kapasitas sekretaris. Laporan tahunan dan laporan keberlanjutan adalah kewenangan dari seorang Sekretaris Perusahaan, sebuah posisi yang tinggi di dalam struktur organisasi. Sementara laporan-laporan ringkas merupakan tugas dari sekretaris masing-masing direktur.
Tugas 7: Tugas-tugas Khusus
Tugas sekretaris sesuai kriterianya juga termasuk berbagai tugas khusus dari pihak manajemen. Tugas khusus dimaksud biasanya diberikan langsung oleh manajemen sesuai kondisi yang ada. Tugas khusus biasanya terkait dengan informasi rahasia atau mendesak.
Seorang Sekretaris Perusahaan tidak beda dengan seorang sekretaris raja. Ia memiliki posisi yang tinggi dan kapasitas yang besar untuk melakukan semua hal di atas untuk kepentingan perusahaan. Lebih strategis lagi, Sekretaris Perusahaan bertugas untuk memastikan semua hal di atas sesuai dengan peraturan serta prinsip-prinsip tata kelola perusahaan.
