Pertemuan karyawan atau yang lebih sering disebut dengan employee gathering adalah sarana yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan, administratif maupun non-administratif. Manfaat employee gathering mulai dari bertukar informasi hingga membuat pengumuman di seluruh perusahaan dan sarana pelatihan untuk membangun tim. Agar efektif, employee gathering harus memiliki agenda yang terperinci, batas waktu, dan moderator yang ditunjuk. Untuk hasil yang terbaik, adakan pertemuan yang dijadwalkan secara rutin untuk memastikan akuntabilitas dan partisipasi karyawan.
Tujuan employee gathering adalah untuk memberikan pembaruan, menyampaikan pengumuman tertentu, mengumpulkan umpan balik atau feedback dari karyawan, berbagi informasi, dan berpartisipasi dalam lingkungan tim. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, diperlukan seorang atau mungkin lebih moderator untuk memandu jalannya kegiatan employee gathering agar dapat berjalan dengan baik.
Apa itu Employee Gathering?
Secara umum, employee gathering adalah kesempatan bagi semua orang di perusahaan, atau bagi anggota departemen tertentu untuk berkumpul dan berbicara secara langsung tentang berbagai aspek manajemen bisnis yang tidak mudah didiskusikan melalui media sosial. Ini adalah kesempatan untuk bertemu tatap muka, mengobrol, bertukar pikiran, dan berdiskusi kelompok.
Hal-hal lain yang mungkin dibahas pada Employee Gathering meliputi:
– Laporan kemajuan perusahaan
– Pembaruan departemen
– Pengumuman karyawan baru atau promosi karyawan
– Laporan status program yang sedang berjalan
– Pembaruan manajemen proyek
– Pengumuman penghasilan
– Kebijakan atau prosedur baru
– Klien atau kontrak baru
– Penghargaan atau pengakuan
– Acara mendatang
Kegiatan ini juga dapat digunakan untuk sesi curah pendapat atau untuk membangun kerjasama tim. Tidak semua gathering harus mengikuti format yang sama. Anda mungkin mengadakan pertemuan yang mengundang seluruh staf untuk seluruh perusahaan, pertemuan kecil yang singkat dan cepat apabila hanya antara supervisor dan bawahan langsung, atau sekelompok karyawan untuk debat strategis singkat untuk brainstorming membahas masalah yang sedang berkembang pesat saat ini.
Manfaat Employee Gathering
Employee gathering memiliki banyak manfaat. Manfaat employee gathering diantaranya adalah dapat berkumpul dengan rekan kerja, juga pada waktu tertentu memberikan kesempatan untuk bertemu di luar kantor. Membangun hubungan interpersonal dapat membantu mempromosikan kerja tim dan kolaborasi, juga dapat mengurangi potensi miskomunikasi dan kesalahpahaman.
Menggunakan memo dan email perusahaan serta media sosial seperti Whatsapp group memang dapat menyampaikan informasi dengan cepat. Namun, employee gathering memastikan bahwa informasi yang ada benar-benar tersampaikan, serta meminimalisir terjadinya salah tanggap antar karyawan dan atasan.
Elemen Kunci Employee Gathering yang Efektif
Employee gathering dapat dengan mudah berubah menjadi acara yang panjang dan agak membosankan jika tidak dikelola dengan baik. Setiap pertemuan harus memiliki hal-hal mendasar berikut: timeline; agenda dengan topik diskusi; serta moderator dan waktu terbuka bagi peserta untuk mendiskusikan masalah.
Cara lain untuk memastikan employee gathering dapat berjalan dengan efektif, singkat dan tidak membosankan adalah dengan mengadakan rapat mandiri terlebih dahulu bagi panitia inti penyelenggara. Langkah-langkah lain untuk diterapkan meliputi:
1. Mendorong partisipasi aktif dari semua karyawan
2. Memastikan akuntabilitas gathering
3. Tidak mengizinkan interupsi atau terlalu banyak bicara bagi semua pihak
4. Mengusung konsep setuju untuk tidak setuju (agree to disagree)
5. Tidak diperkenankan menanyakan masalah yang terlalu kompleks jika meeting berlangsung lama
6. Meminta tindak lanjut tertulis dari notulen rapat dan memastikan semua peserta menyetujui hal yang sama.
Employee Gathering yang dijadwalkan secara teratur dapat menciptakan rasa inklusi di antara staf, memberikan akses ke manajer tingkat atas dan membuat semua orang merasa seperti mereka adalah bagian dari tim yang kohesif. Jika Anda merasa gathering Anda kurang memiliki tujuan tertentu, Anda dapat menerima masukan dari staf tentang perubahan apa yang ingin mereka lihat dimasukkan di dalam agenda gathering. Hal tersebut adalah salah satu cara untuk membuat suatu employee gathering yang berhasil.
Nantinya, dokumentasi kegiatan employee gathering juga bisa ditampilkan dalam website atau desain company profile untuk menambah nilai positif perusahaan.
